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工作流概念起源于生產組織和辦公自動化領域，是針對日常工作中具有固定程序活動而提出的一個概念，目的是通過將工作分解成定義良好的任務或角色，并通過計算機對業務流程自動化執行管理，按照一定的規則和過程來執行這些任務并對其進行監控，自動進行傳遞文檔、信息或任務，達到提高工作效率、更好的控制過程、增強對客戶的服務、有效管理業務流程等目的。它主要解決的是“使在多個參與者之間按照某種預定義的規則，從而實現某個預期的業務目標，或者促使此目標的實現”。

許多公司采用紙張表單，手工傳遞的方式，一級一級審批簽字，工作效率非常低下，對于統計報表功能則不能實現。而采用工作流，使用者只需在電腦上填寫有關表單，會按照定義好的流程自動往下跑，下一級審批者將會收到相關資料，并可以根據需要修改、跟蹤、管理、查詢、統計、打印等，大大提高了效率，實現了知識管理，提升了公司的核心競爭力。